W dzisiejszych czasach klienci biznesowi oczekują, że dostarczymy im dokładne i zrozumiałe raporty oraz analizy. Obiecując dostarczenie wartościowych informacji oni spodziewają się, abyśmy dokładnie zrozumieli ich potrzeby i cele biznesowe. W artykule tym przedstawiamy pięć konkretnych metod, dzięki którym możesz tworzyć profesjonalne raporty i analizy dla klientów biznesowych.

1. Poznaj swojego odbiorcę

Zanim rozpoczniesz tworzenie raportu lub analizy, zastanów się nad tym, kim jest Twoja grupa docelowa. Czego potrzebują, gdzie należy skupić uwagę? Konkretnie, jeśli tworzysz raport dla działu marketingowego, musisz przedstawić im inne dane niż w przypadku raportu dla działu finansowego.

1. Czytelność jest kluczowa

Twój raport lub analiza musi być jasna i zrozumiała dla klienta. Nie komplikuj sprawy używając zbyt specjalistycznego języka. Zawsze zamieszczaj definicje terminów technicznych lub skrótów, które mogą być nieznane dla Twojego odbiorcy.

• Unikaj skomplikowanej gramatyki lub długich zdań, które utrudniają odbiór informacji.
• Wykorzystuj grafiki i tabele przedstawiające ważne informacje, w celu ułatwienia przyswojenia danych.

1. Konkretny cel

Przed rozpoczęciem projektowania raportu lub analizy, określ jej cel. Czy ma przedstawić konkretne informacje dotyczące sprzedaży lub zysków? Czy jest ona skierowana do działu operacyjnego w celu zwiększenia wydajności? Zdefiniuj cel, w celu uzyskania precyzyjnego i skutecznego rezultatu.

• Skup się tylko na najważniejszych i najistotniejszych informacjach z punktu widzenia celu raportu.
• Ogranicz długość raportu w miarę możliwości, staraj się nie przekraczać 5-7 stron.

1. Prezentacja danych

W raportach i analizach najważniejsze są dane. Muszą być one przedstawione w sposób czytelny, a co najważniejsze- muszą wynikać z rzetelnych źródeł. Pamiętaj, aby przedstawiać dane w formie konkretnej, łatwej do zrozumienia.

• Korzystaj z jednego źródła, w celu uniknięcia sprzecznych informacji.
• Wykorzystuj różne narzędzia graficzne do ilustrowania i analizowania danych- diagramy, wykresy, tabele itp.

1. Analiza i rekomendacje

Na końcu raportu lub analizy, zaprezentuj swoje wnioski i rekomendacje. Przedstaw swoją analizę danych i opisz, co sugeruje ich bałagan lub brak zgodności z wcześniejszymi danymi. Podaj rekomendacje i wskazówki dla klienta, z którego może skorzystać, aby osiągnąć zamierzone cele biznesowe.

Podsumowanie

Tworzenie profesjonalnych raportów i analiz dla klientów biznesowych to proces, który wymaga uwagi, czasu i zaangażowania. Pamiętaj jednak, że w dzisiejszych czasach dobrze wykonane raporty i analizy mogą mieć ogromne znaczenie dla satysfakcji i wyników biznesowych klienta. Wykorzystując powyższe porady, możesz stworzyć raporty i analizy, które z pewnością wyróżnią Twoją firmę na rynku.